Plannen als een pro met Asana

Deze tool is geschikt voor het web en het mobiele platform om je te helpen bij het organiseren, opvolgen en beheren van verschillende taken. Met de planningstool Asana stem je alle taken op elkaar af in één grote takenlijst binnen een organisatie.

Je kan de planningstool Asana gebruiken om taken aan te maken en toe te wijzen aan één of meerdere personen. Vervolgens worden de taken in een gestructureerde kalenderweergave geplaatst. Elke opdracht die je aanmaakt in Asana, kan je specifiëren door er bepaalde eigenschappen aan toe te kennen. Denk maar aan deadlines, categorieën, medewerkers, etc. Ook is er de mogelijkheid om een bestand aan een taak te koppelen. Zo kan je alles op één plaats terugvinden.

Het managen van projecten is niet altijd even gemakkelijk. Zeker wanneer al je opdrachten verspreid zitten over verschillende platformen. Zo verlies je sneller een taak uit het oog en ben je vaak niet helemaal op de hoogte. Daardoor vallen projecten door de mand. Een projectmanagement tool helpt je om beter te organiseren, je communicatie met medewerkers te verbeteren en met het halen van deadlines.

Het gezegde “planning is alles” heb je waarschijnlijk al duizend keer gehoord. Het is dan ook een feit. Ten eerste zorgt een goede planning voor overzicht en verhoogt het de rust van een persoon. Daarnaast helpt een planning om prioriteiten te stellen tussen de verschillende taken. Stel prioriteiten op zodanig dat je niet alleen toekomt aan de ad hoc taken, maar dat je een mooi overzicht hebt van alle taken die tegen een bepaalde datum klaar moeten zijn. Als je constant switcht van taak en blijft uitstellen, gaat dat ten koste van de kwaliteit van je werk. Het is moeilijker om je opdrachten tot een goed einde te brengen in tijdsnood, omdat je focus op een lager pitje ligt.

Om elke functie zo goed mogelijk toe te passen, sommen we een aantal tips en tricks op:

1. Voer je opdrachten uit voor verschillende klanten? Dan is het gemakkelijker om per klant een project aan te maken. Zo kunnen zij meekijken in de planning, maar niet in die van anderen.
2. Als je bepaalde taken hebt die zich herhalen, stel dan deze in op “automatisch terugkomen”.
3. De mobiele app helpt je om up-to-date te blijven over de ontwikkelingen wanneer je jouw pc niet binnen handbereik hebt.
4. Ben je klaar met een opdracht? Vink deze dan af. Dat maakt het overzichtelijker en zo heb je een zicht op welke taken je nog moet maken.
5. Asana heeft zowel een gratis als betalende versie. Start met de gratis versie om te kijken of de tool nuttig is voor jou. Je kan daarna nog steeds kiezen voor een upgrade.
6. In het menu vind je de knop “My tasks” terug. Hier zie je enkel de taken die aan jou zijn toegekend. Zo heb je een samenvatting van al jouw opdrachten en geraak je niet in de war met andermans to-do lijstje.

Het werken in Asana maakt het voor bedrijven gemakkelijk om gesynchroniseerd te blijven, deadlines te halen en doelen te bereiken. Iedereen heeft een duidelijk overzicht van zijn of haar taken waardoor de kans op miscommunicatie veel kleiner wordt. Teamwork makes the dream work!