Waarom interne communicatie zo belangrijk is

Interne communicatie is de manier waarop de organisatie en werknemers informatie uitwisselen en met elkaar communiceren. Maar waarom zou je als organisatie moeten investeren in interne communicatie? Wij geven je hieronder enkele redenen om je interne communicatie te optimaliseren.

Interne communicatie verlaagt de druk op je budget en zorgt ervoor dat je sneller nieuwe medewerkers vindt. Werkgevers met een goede reputatie hebben volgens onderzoek van LinkedIn:

Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van het reilen en zeilen van de organisatie. Zo kunnen ze meedenken en feedback geven wat op zijn beurt een hechte en open bedrijfscultuur creëert. Informele communicatie kan echter leiden tot verkeerde interpretaties. Goed communiceren is daarom essentieel om verspreiding van verkeerde geruchten en instructies tegen te gaan.

Wist je dat betrokken medewerkers tot vier keer minder geneigd zijn om van job te veranderen? Dat kan zeker een belangrijke reden zijn om te gaan investeren in interne communicatie. Zeker als je het personeelsverloop wilt tegengaan en het waardevolle talent in je onderneming wilt houden.

Het is nooit te laat om aan de interne communicatie te werken. Maar waar begin je als bedrijf? Geen paniek! Team Kingfisher zet enkele handige tips op een rijtje voor jou!

Als er veranderingen plaatsvinden binnen de organisatie, breng je altijd eerste je eigen medewerkers op de hoogte. Logisch? Ja! Vanzelfsprekend voor iedereen? Nee, toch niet.

Als laatste op de hoogte zijn of zelfs van klanten te horen krijgen wat er gaande is binnen het bedrijf zorgt bij hen voor frustraties. Communiceer met je medewerkers, vertel waarom je het zo aanpakt en betrek hen in het proces. Een heldere visie motiveert de werknemers om samen resultaten te behalen. Goede interne communicatie zorgt voor meer verbondenheid binnen het bedrijf. Ook loopt de externe communicatie soepeler én met meer succes. Als iedereen met de neus (of snavel 😉) in dezelfde richting staat, kan je je als bedrijf onderscheiden.

George Bernard Shaw: “The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.”

Men verwacht van leidinggevenden een voorbeeldfunctie. Zo heer zo knecht, zeggen ze weleens. Mensen zijn gevoelig voor het consequent handelen van een verantwoordelijke. Als je A zegt en B doet, komt de boodschap niet over en wordt het gewenste resultaat niet gehaald.

Als leidinggevende zijn er enkele belangrijke communicatiepijlers die je moet toepassen, uitgaande van vier rollen:

Managen: Communiceren hoort bij managen, je team feedback geven en coachen. Door een conversatie te starten help je medewerkers bij de persoonlijke ontwikkeling in hun vakgebied of op sociaal vlak.

Wil je weten wat er speelt in het team en bij je medewerkers? Luister dan naar hun ervaringen en ideeën. Medewerkers willen gehoord worden. Geef hun daarom het gevoel dat ze echt een bijdrage leveren in het eindresultaat. Dat vergroot de betrokkenheid van je werknemers en draagt bij aan waardering en erkenning. Een aspect dat vele werknemers hoog in het vaandel dragen.

Het opstellen van een intern communicatieplan helpt je hierbij. Een communicatieplan is een uitgedacht plan waarin je uitschrijft hoe je de communicatie aanpakt. Bovendien neemt een zo een plan alle communicatieacties in chronologische volgorde op. Het communicatieplan stel je op in de planningsfase en actualiseer je best regelmatig aan bijkomende gebeurtenissen.

Een communicatieplan omvat:

Het managen van interne communicatie is niet altijd even gemakkelijk maar wel onmisbaar. Interne communicatie werkt pas als je erin slaagt je medewerkers mee te krijgen in het verhaal door sterke en persoonlijke storytelling. Medewerkers willen zich kunnen identificeren met het DNA van de organisatie. Zo krijg je gelukkige werknemers die productiever zijn en de organisatie minder snel verlaten.

Tegenwoordig zijn er heel wat middelen beschikbaar om aan interne communicatie te doen.

Persoonlijke communicatie
Mensen houden van persoonlijke communicatie, hiermee speel je kort op de bal. Zo weet je direct of de boodschap goed is overgekomen of niet. Een vergadering of brainstormsessie verloopt het best als je persoonlijk met elkaar praat.

Online middelen
Een nieuwsbrief, het bedrijfsintranet, een community-groep op Facebook, … al die online middelen zorgen ervoor dat iedereen op elk moment met elkaar kan communiceren.

Printmiddelen
Tegenwoordig zijn we sneller geneigd om digitaal met elkaar te communiceren. Toch is het soms nog handig om te werken met printversies. Denk hierbij aan een personeelsblad, posters, een ideeënbus, een infowall, …

One size does not fit all. Best kies je een manier die op je organisatie aansluit. Begin dus eerst met een analyse van wat er al beschikbaar is in het bedrijf, waar verbetering nodig is en op welke manier een tool hierin kan bijdragen. Houd altijd rekening met de functionaliteiten en de gebruiksvriendelijkheid. Je medewerkers moeten natuurlijk de communicatietool kunnen gebruiken zonder dat ze eerst een fameuze handleiding moeten doorploegen. 😉

Het creëren van een goede interne communicatie lijkt veel moeite en tijd in beslag te nemen, zowel voor de manager als de werknemer. In werkelijkheid moet je gewoon je mindset veranderen en enkele aanpassingen doorvoeren, uiteindelijk is die investering wel de moeite waard. Hoe beter je samenwerkt, hoe vlotter de communicatie verloopt. Samenwerken is dus hét sleutelwoord voor het verbeteren van interne communicatie. Conclusie: intern beginnen is extern winnen.

Bron: Koeleman, H. (2018). Interne communicatie (7de editie). Den Haag, Nederland: Boom Lemma.