6 vooroordelen ontkracht over een CRM-systeem

Eerst en vooral enkele vraagjes:

• Waar houd jij je database met klanten bij? In een schriftje, in een Excel bestand of in Outlook?
• Op hoeveel plaatsen (fysiek of op je computer) heb je lijstjes met klanten en prospecten staan?
• Als je offerteaanvragen ontvangt, hoe zorg je ervoor dat deze worden opgevolgd? Plaats je een melding in je agenda om deze vervolgens niet meer echt op te volgen?
• Hoe houd je contact met je (potentiële) klanten? Is dat via e-mail, via briefwisseling of chat? Houd je dit contact ook ergens bij zodat je de volgende keer weet wat er werd gezegd, verkocht, besproken etc.?
• Als je een e-mailing of een brief wilt versturen, hoe verzamel je dan alle gegevens (e-mailadres of gewoon adres)? Moet je die nog allemaal bij elkaar zoeken?
• Als je een e-mailing of brief opstuurt naar klanten, volg je deze dan actief op?
• Heb je enig idee waarin je klanten of potentiële klanten geïnteresseerd zijn?
• Ga je zelf proactief op prospectie?
• Wil je liever bezig zijn met je corebusiness in plaats van administratie en communicatie?

De reden van bovenstaande vragen is dat deze allemaal rechtstreeks invloed hebben op:

• De efficiëntie van je werk, alsook op die van je collega’s (zowel de verkoop als de administratie).
• De kwaliteit van het contact met je klant.
• De uiteindelijke verkoop!

Een CRM-systeem zorgt ervoor dat elk bedrijf, hoe klein dan ook, het volgende bewerkstelligt:

• Het vergemakkelijken van het klantenbeheer en administratie.
• Het gebruik van één centrale database voor alle klanten, prospecten etc.
• Snel en gemakkelijk versturen van e-mailings (vb. een automatische mail over projecten, Nieuwjaar, evaluatie na verkoop,…).
• Snellere en betere voorbereiding van prospectie.
• Gerichter te werk gaan door segmentatie (niet iedere klant of prospect heeft dezelfde interesses en noden).
• Betere en vlottere opvolging van offertes, afspraken en andere.
• Analyseren van campagnes, contacteren etc.

Hoeveel tijd vraagt het up-to-date houden van je database en het versturen van communicatie? Uit ervaring kunnen we alleen maar zeggen dat het gebruik van een CRM-systeem je efficiëntie drastisch verbetert.

Akkoord, je zal in het begin het CRM-systeem moeten leren kennen en ga je al je contacten op een uniforme manier in het systeem moeten zetten. Maar éénmaal dit is gebeurd, neemt het invoeren van nieuwe contacten evenveel tijd in beslag als voordien. Vanaf dat moment kan je spreken van optimale efficiëntieverbetering:

• Snel opzoeken van contacten doordat iedereen op 1 centrale plaats staat.
• Wil je alleen de contacten zien die bijvoorbeeld enkel in Genk wonen? Enkele klikken en je lijst is gevormd!
• Wil je deze mensen een e-mail sturen? Nog eens enkele klikken en ze zitten in een e-maillijst.
• Wil je mensen die zich inschrijven op je site of een product aankopen, een bedankt-mail sturen? Geen probleem! Met enkele bewerkingen in de “automation” heb je een automatische “flow” ingesteld zodat de bedankt-mail automatisch wordt verstuurd.
• Mensen die zich registreren via een formulier moet je niet meer manueel ergens invoeren maar worden automatisch in het systeem gezet.
• Je krijgt een offerteaanvraag binnen en je wilt deze opvolgen? Dat kan allemaal automatisch!

Gebruiksvriendelijke CRM-systemen hebben uiteraard een streepje voor op andere.